Diensten
Slimme procesautomatisering en AI-integraties
Veel kantoorwerk bestaat uit gegevens overtikken, bestanden doorsturen en lijsten bijwerken. ICT Oplossing zet zulke taken om in een workflow, een vaste reeks stappen die automatisch na elkaar lopen, en gebruikt AI waar het helpt. Wat AI voorstelt, controleert iemand van je eigen bedrijf.
Wat we voor je doen
- Workflowautomatisering
- API-koppelingen
- Automatische rapportering
- Documentverwerking
Vrijblijvend · Antwoord binnen twee werkdagen · Jij beslist of we starten
Dezelfde handelingen, elke dag opnieuw
Een aanvraag komt binnen via het contactformulier. Iemand van de administratie leest de mail, tikt de gegevens over in het CRM, het programma waarin je klanten opvolgt, en stuurt een bericht naar de planner. Op het einde van de maand zet iemand cijfers uit drie bestanden samen in een rapport. Elke stap is klein, maar samen kosten ze tijd en geven ze kans op tikfouten.
Automatisering die je systemen verbindt
We koppelen de programma's die je al gebruikt, zodat gegevens zonder overtikken van het ene systeem naar het andere gaan. Daarvoor gebruiken we onder meer n8n, een tool waarmee je workflows bouwt en opvolgt.
Waar het zinvol is, zetten we AI in. AI kan bijvoorbeeld een binnenkomend document herkennen als factuur of als offerteaanvraag, of een voorstel van antwoord op een mail klaarzetten.
Wat AI wel en niet doet
AI maakt fouten. Het kan een document verkeerd lezen en kent de context van je bedrijf niet zoals jij die kent. Daarom ondersteunt AI het werk, maar beslist het niet. Daarom bouwen we de workflow zo dat een medewerker van je bedrijf het voorstel van AI controleert voordat er iets beslist of verstuurd wordt.
Wat er met je gegevens gebeurt
We spreken per project af welke gegevens een AI-dienst mag verwerken. We gebruiken alleen de gegevens die voor de taak nodig zijn. Vertrouwelijke gegevens en persoonsgegevens sturen we niet naar een externe AI-dienst zonder jouw akkoord.
Wat we automatiseren
- Workflowautomatisering. Terugkerende stappen lopen vanzelf, bijvoorbeeld een aanvraag die in je CRM komt met een taak voor de juiste persoon.
- API-koppelingen. Een API is een vaste aansluiting waarlangs twee programma's gegevens uitwisselen. Zo gaat een goedgekeurde offerte bijvoorbeeld vanzelf van je CRM naar je planning.
- Automatische rapportering. Een overzicht van de voorbije week of maand wordt opgemaakt en doorgestuurd, zonder dat iemand bestanden samenvoegt.
- Documentverwerking. Binnenkomende documenten worden ingedeeld, bijvoorbeeld als factuur, bestelbon of attest, en in het juiste dossier gezet.
- Gegevensuitwisseling. Klant-, product- of urengegevens worden op vaste momenten tussen pakketten uitgewisseld, zodat iedereen met dezelfde gegevens werkt.
- AI-ondersteunde workflows. AI doet een voorstel, zoals een samenvatting van een mail of een indeling van een document. Een medewerker keurt het goed of past het aan.
Voorbeelden
- Aanvragen automatisch registreren in je CRM
- Gegevens tussen systemen doorzetten
- Documenten classificeren
- Meldingen versturen, bijvoorbeeld als een attest bijna vervalt
- Rapporten opmaken en doorsturen
Voor welke bedrijven
- Bedrijven waar de administratie veel tijd besteedt aan overtikken en doorsturen
- Bedrijven met meerdere programma's die geen gegevens met elkaar uitwisselen
- Organisaties die elke week of maand dezelfde rapporten samenstellen
- Kleine en middelgrote bedrijven die AI willen gebruiken voor documenten of mails, met een duidelijke controle door hun eigen mensen
Zo verloopt een project
-
Kennismaking & analyse
Je vertelt welke taken elke dag of week terugkomen. We bekijken welke systemen en gegevens erbij horen en waar een automatisering zinvol is.
-
Oplossingsvoorstel
Je krijgt een voorstel per automatisering: wat er verandert, wat je zelf blijft doen, welke gegevens verwerkt worden, de planning en de prijs.
-
Ontwikkeling & integratie
We bouwen de workflow, koppelen je systemen en testen met voorbeelden uit je eigen werk, waar mogelijk zonder persoonsgegevens. Je kijkt mee en geeft feedback.
-
Oplevering & ondersteuning
We zetten de automatisering in gebruik en leggen uit hoe je ze opvolgt. Verandert je werk of een van je systemen, dan kun je bij hetzelfde aanspreekpunt terecht om ze aan te passen.
Veelgestelde vragen
Dat hangt af van de taak en spreken we per project af. Daarbij leggen we ook vast welke gegevens de dienst mag verwerken. Vertrouwelijke gegevens en persoonsgegevens gaan niet naar een externe AI-dienst zonder jouw akkoord.
Nee. AI doet een voorstel, bijvoorbeeld een indeling of een samenvatting. We bouwen de workflow zo dat een medewerker van je bedrijf dat voorstel controleert voordat er iets beslist of verstuurd wordt.
n8n is een tool waarmee je workflows bouwt: een reeks stappen die automatisch na elkaar lopen, zoals een mail lezen, de gegevens in je CRM zetten en een melding sturen. We gebruiken n8n waar het past. Soms is een andere aanpak eenvoudiger.
Niet noodzakelijk. We vertrekken van de programma's die je al gebruikt. Of een koppeling mogelijk is, hangt af van wat die programma's toelaten. Dat bekijken we tijdens de analyse.
Een automatisering hangt af van de systemen die ze verbindt. Verandert een van die systemen, dan moet de workflow soms mee aangepast worden. We spreken vooraf af hoe je een probleem meldt en hoe het opgevolgd wordt.
Wil je weten wat dit voor jouw bedrijf betekent?
Vertel ons hoe je vandaag werkt en waar het knelt. We bekijken samen wat zinvol is.
Vrijblijvend · Antwoord binnen twee werkdagen · Jij beslist of we starten