Projecten
Van een verouderd CRM naar één dossier per gezin voor een sociale vzw
Een vzw helpt gezinnen met voedselhulp, materiële hulp, sociale begeleiding en medische ondersteuning. Alles stond in een CRM dat al jaren niet meer werd bijgewerkt. We vervingen het door één dossier per persoon en per gezin, waarin elke medewerker ziet wat hij nodig heeft en niet meer dan dat.
Klant en sector
- Klant
- Sociale vzw in Vlaanderen
- Sector
- Non-profit
- Type organisatie
- Vzw met medewerkers en vrijwilligers
01Uitdaging
Het oude CRM kon niet meer mee. De informatie over één gezin zat verspreid over modules, lijsten en papieren mappen. Op de dag van de voedselbedeling kostte het opzoeken van een gezin en het nakijken van de voedselbon te veel tijd, en dat gaf een wachtrij.
Tegelijk gaat het om gevoelige gegevens. Niet iedereen mag alles zien, en elke wijziging moet achteraf terug te vinden zijn.
02Aanpak
We brachten eerst alle vormen van hulp in kaart en wie erbij betrokken is: onthaal, sociaal werkers, vrijwilligers aan de bedeling en het medische team. Per rol legden we vast wat die persoon moet zien en mag aanpassen.
De overstap gebeurde stap voor stap, met een migratieplan voor de gegevens uit het oude systeem. Zo bleef de werking gewoon doorlopen.
03Oplossing
Een reeks modules op Odoo Community.
- Dossier per persoon en gezin met een vast nummer, de gezinsleden en een historiek die niet ongemerkt te wijzigen is.
- Voedselhulp met een voedselbon per gezin, de geplande bedelingsdagen en een tablet aan het onthaal. De vrijwilliger scant de QR-code of tikt het dossiernummer in en ziet meteen of het gezin vandaag aan de beurt is.
- Begeleiding: gesprekken, doorverwijzingen naar partnerorganisaties en opvolgtaken per medewerker in een eigen werklijst.
- Toegang per rol, met een aparte groep voor medische gegevens.
Technologie
- Odoo Community
- Python
- QR-check-in op tablet
- toegang per rol
04Resultaat
Het nieuwe systeem is in gebruik. Een gezin staat in één dossier in plaats van verspreid over lijsten, en aan de bedeling volstaat één scan om te zien of een gezin vandaag een pakket krijgt. Wie welke gegevens ziet, hangt af van de rol en niet van afspraken op papier.
Heb je een gelijkaardige uitdaging?
Vertel ons hoe het vandaag loopt in je bedrijf. We bekijken eerst hoe je werkt en stellen daarna voor wat zinvol is.
Vrijblijvend · Antwoord binnen twee werkdagen · Jij beslist of we starten