Software op maat
Digitale oplossingen die aansluiten op de manier waarop jouw bedrijf werkt.
Sectoren
Digitalisering voor vzw's, zorg- en welzijnsorganisaties
Een vzw of zorgorganisatie houdt gegevens bij over cliënten, leden, vrijwilligers en partners. Een coördinator plant activiteiten of begeleidingen, een begeleider noteert hoe een traject verloopt en het bestuur wil per project weten wat er gebeurd is. ICT Oplossing bouwt daarvoor een CRM, een centraal register van de mensen en organisaties waarmee je werkt, voor vzw's, zorgorganisaties, organisaties in welzijn en de sociale sector en initiatieven rond preventie en voorlichting. Daarbij maken we duidelijke afspraken over wie welke gegevens te zien krijgt.
Herkenbaar?
- Contacten in losse lijsten
- Iedereen ziet alles, of niemand vindt iets
- Werkwijzen die in hoofden zitten
- Cijfers die je moet samentellen
Vrijblijvend · Antwoord binnen twee werkdagen · Jij beslist of we starten
Waar het in de praktijk wringt
- Contacten in losse lijsten. Cliënten, leden, vrijwilligers en partners staan in verschillende rekenbladen en mailboxen. Verandert er een adres, dan is het maar op één plaats aangepast.
- Iedereen ziet alles, of niemand vindt iets. In een gedeelde map kan elke collega ook dossiers openen die hij voor zijn werk niet nodig heeft. Scherm je de map strenger af, dan bewaren mensen hun informatie ergens anders.
- Werkwijzen die in hoofden zitten. Hoe een aanmelding verloopt, wie het eerste gesprek doet en wanneer een dossier afgesloten wordt, weet vooral de collega die het al lang doet. Valt die weg, dan stokt het werk.
- Cijfers die je moet samentellen. Wil je weten hoeveel mensen een project bereikte of hoeveel activiteiten er waren, dan tel je ze uit verschillende lijsten bij elkaar.
- Gevoelige informatie in mails en bijlagen. Gegevens over een cliënt gaan als bijlage per mail rond of staan op een usb-stick. Achteraf weet niemand nog waar alle kopieën zitten.
Wat een CRM voor vzw's en zorgorganisaties omvat
- Eén register voor al je contacten. Cliënten, leden, vrijwilligers, partners en donateurs staan in hetzelfde systeem, elk met hun gegevens en de geschiedenis van het contact. Een adres pas je één keer aan.
- Toegangsrechten per rol. Per rol bepaal je wat iemand kan zien en wijzigen. Wie aan het onthaal werkt, ziet contactgegevens, een begeleider ziet de dossiers van de mensen die hij begeleidt en de boekhouding ziet wat ze voor de administratie nodig heeft.
- Een logboek van wijzigingen. Als je dat wilt, stellen we het systeem zo in dat het bijhoudt wie een dossier aanpaste en wanneer.
- Gestructureerde processen. Een aanmelding, een eerste gesprek of de afsluiting van een traject volgt vaste stappen in het systeem. Iedereen ziet in welke fase een dossier zit en wat de volgende stap is, ook als een collega afwezig is.
- Planning van activiteiten en begeleidingen. Je plant afspraken, groepsactiviteiten of vormingen en koppelt ze aan de juiste personen en het juiste project.
- Rapportering volgens je eigen vragen. Je wilt per project zien hoeveel mensen je bereikte, hoeveel activiteiten er plaatsvonden of hoe lang een begeleiding duurde. Die overzichten haal je uit het systeem, op het scherm of als Excel- of PDF-bestand.
- Zorgvuldig omgaan met gegevens. In het ontwerp beperken we de gegevens tot wat je voor je werking nodig hebt, krijgt iedereen een persoonlijke login in plaats van een gedeeld wachtwoord en staan dossiers in het systeem, zodat ze niet meer als bijlage hoeven rond te gaan. Waar de gegevens bewaard worden, bijvoorbeeld op een server in de EU, is een keuze die we vooraf met je bespreken.
- Op maat of op Odoo. Het CRM kan gebouwd worden als software op maat of op basis van Odoo Community, afhankelijk van hoe je organisatie werkt en welke software je al gebruikt.
Stap voor stap overschakelen
Een vzw hoeft niet alles in één keer om te zetten. Je kunt beginnen met het contactenbestand en de toegangsrechten en later de processen en de rapportering toevoegen.
Bij elke stap testen we de schermen en rechten samen met de mensen die er dagelijks mee werken. Zo zie je vroeg of wat op papier klopt, ook in de praktijk werkt.
Gerelateerde diensten
Odoo & ERP
Centraliseer je bedrijfsprocessen in één flexibel systeem.
Procesautomatisering & AI
Automatiseer terugkerende taken en verbind je bestaande tools.
Vertel hoe jouw organisatie vandaag met dossiers werkt
Beschrijf welke lijsten, mappen en programma's je nu gebruikt en wie welke gegevens nodig heeft. Samen bekijken we waar een CRM het meest helpt.
Bespreek je project
Vrijblijvend · Antwoord binnen twee werkdagen · Jij beslist of we starten