Projecten

Uren, verlof en wagenpark op de gsm voor een Vlaams transportbedrijf

Een transportbedrijf hield de uren van zijn chauffeurs bij op papier, in WhatsApp en in Excel. Aan het einde van de maand ging er een dag op aan puzzelen. We bouwden een eenvoudige app voor de chauffeur en een overzicht voor de zaakvoerder, in één systeem.

Scherm Vandaag voor de zaakvoerder met de registraties die nagekeken moeten worden (fictieve testgegevens) — Schermafbeelding met fictieve testgegevens. Gegevens van klanten tonen we nooit.

01Uitdaging

Chauffeurs zijn de hele dag onderweg. Uren, pauzes en onkosten kwamen versnipperd binnen: een foto van een bonnetje, een bericht, een briefje in de cabine. Achteraf was moeilijk na te gaan wat klopte.

Ook het wagenpark vroeg opvolging. Keuringen, verzekeringen en documenten van de chauffeurs hebben elk een vervaldatum, en gemelde defecten werden niet altijd tijdig hersteld.

02Aanpak

Het vertrekpunt was de chauffeur: geen account, geen wachtwoord om te onthouden, en het moet ook werken zonder bereik. Daarna het scherm van de zaakvoerder: niet alles tonen, alleen wat vandaag een beslissing vraagt.

We testten met echte werkweken en stuurden bij op basis van wat chauffeurs en zaakvoerder ervan vonden.

03Oplossing

Voor de chauffeur: een link via WhatsApp, een pincode en drie knoppen: start werk, pauze, stop. Een vergeten dag achteraf invullen, verlof aanvragen, ziekte melden, een onkost met foto doorsturen en de dagelijkse controle van de wagen gebeuren allemaal op de gsm.
Voor de zaakvoerder: een scherm Vandaag met alleen wat aandacht vraagt, zoals een registratie zonder locatie of een te korte pauze. Weken goedkeuren, de maand afsluiten en een export in Excel of pdf voor de loonverwerking.
Wagenpark: documenten met vervaldatum, defecten en herstellingen, banden en kilometers per wagen. Wie met verlopen documenten rijdt, kan zijn dag niet starten.

Het chauffeursscherm werkt vandaag in het Nederlands, Frans, Engels en Oekraïens, en elke andere Europese taal voegen we toe als je ploeg dat vraagt. Werken er chauffeurs uit het buitenland, dan tikken ze gewoon op het vlaggetje van hun taal en zien ze in hun eigen taal waar ze moeten drukken.

Technologie

Odoo Community
Python
webapp voor de gsm
Docker

04Resultaat

De app is in gebruik. De zaakvoerder begint de dag met een korte lijst in plaats van een stapel berichten, en de maandafsluiting is een controle geworden in plaats van een reconstructie. Vervaldata worden niet meer gemist, omdat het systeem ze bewaakt.

Heb je een gelijkaardige uitdaging?

Vertel ons hoe het vandaag loopt in je bedrijf. We bekijken eerst hoe je werkt en stellen daarna voor wat zinvol is.

Bespreek je project

Vrijblijvend · Antwoord binnen twee werkdagen · Jij beslist of we starten