Herken je dit?
De planner houdt de planning bij in een Excel-bestand. De klantgegevens staan in een ander bestand, en een deel ervan ook nog in het boekhoudpakket. Offertes maak je in een tekstverwerker. De uren komen op papier binnen, of via een berichtje op WhatsApp.
Dat werkt, tot er iets misloopt. Twee mensen werken in een verschillende versie van hetzelfde bestand. Een adres wordt aangepast in de ene lijst, maar niet in de andere. Iemand van de administratie typt aan het einde van de maand alles over om de facturen te kunnen maken. Wie wil weten hoe een opdracht ervoor staat, moet het aan iemand gaan vragen.
Op dat moment denken veel bedrijfsleiders aan een centraal systeem. De vraag is dan niet welk pakket het beste is, maar waar je begint.
Wat is een ERP-systeem?
ERP staat voor Enterprise Resource Planning. Een ERP-systeem is één softwarepakket waarin je de kernprocessen van je bedrijf beheert, zoals verkoop, planning, aankoop, voorraad en facturatie. Al die onderdelen werken met dezelfde gegevens. Een klant staat er één keer in, en elke afdeling ziet dezelfde informatie.
Odoo is een voorbeeld van zo'n systeem. Het bestaat uit apps die je per onderdeel kunt inschakelen. Een ERP-systeem is wel geen doel op zich. Het is een hulpmiddel om je werk beter te organiseren, en het levert alleen iets op als het past bij hoe jouw bedrijf werkt.
Excel is niet het probleem
Excel is flexibel, iedereen kent het en je kunt er snel iets mee opzetten. Voor een overzicht dat één persoon bijhoudt, is het vaak de juiste keuze.
Het wordt lastig wanneer meerdere mensen met dezelfde gegevens werken, wanneer bestanden naar elkaar verwijzen en wanneer dezelfde informatie op meerdere plaatsen staat. Dan gaat er tijd naar overtypen, nakijken en zoeken naar de juiste versie. Precies daar helpt een centraal systeem.
Ervaring met een project voor een bouwbedrijf omvat tijdsregistratie, de opvolging en uitgifte van materiaal en ERP/CRM. Ook herinneringen, meldingen en een vereenvoudigde bediening voor managers maakten deel uit van het systeem. Zulke onderdelen hangen nauw samen. Daarom breng je eerst het volledige proces en de bijbehorende gegevensstromen in kaart.
Stap 1: breng in kaart hoe je vandaag werkt
Begin niet bij de software, maar bij je eigen werk. Schrijf op welke processen er in je bedrijf lopen: van de eerste aanvraag van een klant tot de betaalde factuur. Noteer bij elke stap wie wat doet, in welk bestand of pakket en welke gegevens daarbij nodig zijn.
Volg daarna één echte opdracht van begin tot einde. Markeer elk moment waarop iemand gegevens overtypt, kopieert of opzoekt in een ander bestand. Die momenten tonen waar een centraal systeem het verschil kan maken.
Dit hoeft geen groot document te zijn. Een blad papier per proces, of een eenvoudig schema op een whiteboard, is genoeg om mee te starten.
Stap 2: kies één proces om mee te beginnen
Een veelgemaakte fout is alles tegelijk willen overzetten. Kies liever één proces dat:
- vaak voorkomt, bijvoorbeeld elke dag of elke week;
- veel overtypen vraagt tussen bestanden;
- een duidelijke verantwoordelijke heeft, iemand die het proces goed kent.
Werkt dat eerste proces goed in het nieuwe systeem, dan breid je uit naar het volgende. Zo leren de mensen het systeem stap voor stap kennen, en zie je onderweg wat nog moet worden bijgestuurd.
Stap 3: ruim je gegevens op
Een nieuw systeem met oude, onvolledige gegevens lost weinig op. Kijk daarom vooraf naar je belangrijkste lijsten: klanten, contactpersonen, artikels of diensten en prijzen.
Haal dubbele klanten eruit. Spreek af hoe je een adres of een bedrijfsnaam noteert. Beslis welk bestand de juiste bron is wanneer twee lijsten elkaar tegenspreken. Pas daarna importeer je de opgeschoonde gegevens.
Dit werk is weinig zichtbaar, maar het bepaalt mee of je mensen het nieuwe systeem vertrouwen.
Stap 4: bepaal wat standaard kan en wat maatwerk vraagt
Een ERP-pakket zoals Odoo heeft voor veel processen een standaardwerkwijze. Kijk eerst of je jouw werkwijze daaraan kunt aanpassen. Dat is vaak eenvoudiger te onderhouden dan het pakket aanpassen aan elke gewoonte.
Soms is er een stap die echt eigen is aan je bedrijf, en die de standaard niet goed ondersteunt. Dan kan een aanpassing of software op maat zinvol zijn. Houd die aanpassingen beperkt tot wat echt telt: elke aanpassing moet je later ook onderhouden.
Stap 5: test met echte situaties en betrek de gebruikers
Test het nieuwe systeem niet alleen met voorbeeldgegevens. Neem de opdrachten van een echte week en voer ze volledig in, van aanvraag tot factuur. Zo zie je waar het nog wringt.
Betrek daarbij de mensen die het systeem elke dag zullen gebruiken: de planner, de administratie, de werfleider of de technieker. Zij zien wat in de praktijk niet werkt. Spreek ook af tot wanneer het oude bestand nog meeloopt en vanaf wanneer het nieuwe systeem de enige bron is.
Een voorbeeld
Stel: een onderhoudsbedrijf met twaalf mensen voert interventies uit voor klanten met een onderhoudscontract. De planning staat in Excel, de technieker noteert de uren en het materiaal op een papieren werkbon, en de administratie typt die gegevens maandelijks over in het boekhoudpakket.
Het bedrijf brengt eerst het hele traject in kaart, van de aanvraag van een klant tot de factuur. Daarna kiest het één proces om mee te beginnen: de interventie zelf, met de planning, de werkbon en de opmaak van de factuur. De klantenlijst wordt vooraf opgeschoond. Het bedrijf test met de interventies van één echte week, samen met de planner en twee techniekers. Pas als dat proces loopt, volgt het volgende onderdeel, bijvoorbeeld de opvolging van de contracten.
Dit voorbeeld is fictief. Het toont de werkwijze, geen resultaat. Meer over typische processen in deze sector lees je op de pagina dienstverlenende bedrijven.
Wat je beter vermijdt
- Alle bestanden één op één overzetten. Dan neem je ook de oude omwegen mee.
- De software kiezen voor je je processen kent. Dan pas je je werk aan een pakket aan in plaats van omgekeerd.
- Geen eigenaar aanduiden. Elk proces heeft iemand nodig die beslist hoe het werkt en die vragen beantwoordt.
- Te veel maatwerk vanaf de start. Begin met de standaard en pas alleen aan waar het echt nodig is.
Hoe ICT Oplossing hierbij helpt
We bekijken eerst hoe je vandaag werkt. Daarna stellen we voor wat zinvol is: welk proces je best eerst aanpakt, welke gegevens je vooraf opschoont en waar de standaard volstaat. Werkt Odoo voor jouw situatie, dan lees je op de pagina Odoo-implementatie hoe we dat aanpakken. Vraagt een deel van je werking iets dat geen standaardpakket goed doet, dan bekijken we of software op maat de betere keuze is.
